Si desde el departamento financiero se debe procurar la rentabilidad para tu compañía, no puedes permitirte perder el tiempo en operaciones manuales como cotejos, aprobaciones, inserción de datos o búsquedas para consolidar la información.

Este tipo de actuaciones son cada vez menores y ya existen en el mercado soluciones de gestión documental que permiten automatizar estos procesos y crear flujos de trabajo más eficientes que se integran con los ERP unificando la información financiera en el ámbito de cuentas por pagar y por cobrar.

Lo que sigue siendo una realidad que complica el trabajo son las múltiples vías por las cuales esa información contenida en las facturas llega hasta nosotros. Las facturas recibidas a través de email, papel o portales de proveedores no siempre permiten cotejar la información contra los números de pedidos, los albaranes o los contratos de los servicios o sus actualizaciones y adendas. Además, esta información se puede encontrar dispersa existiendo facturas de varios pedidos, otras en las que no se encuentra el pedido o facturas de servicios parciales entre cuyo monto se ha dividido el total.

Revisión de cargos y descuadres. Cómo eliminar el tedio de la verificación en order-to-pay utilizando el ingenio

Verificar los procesos de pedido al cobro y pago son claves para garantizar que aquello por lo que estamos pagando es realmente lo que corresponde al pedido realizado y por el precio acordado, así como que nos estén pagando exactamente lo que hemos vendido.

Los descuadres influyen negativamente en la tesorería y hay que verificar datos, como:

1. Los casos de descuadres por diferencias en transacciones y líneas de detalle

En este tipo de operaciones se pueden validar los datos de diversos modos, por ejemplo, por totales. Basándose en los importes totales de la factura y del pedido incluyendo el importe mínimo de detalle, se puede cotejar su validez. Con esto nos aseguramos de que los importes totales recibidos no se desvían de los planificados.

También se pueden validar por gastos, haciendo coincidir los importes de la factura con los importes del pedido de compra y realizando otra serie de comprobaciones por precio unitario como las cantidades en factura contra la cantidad de recepciones del producto. Para hacer esto debemos centrar la atención en el importe neto de cada línea de la factura y compararlo contra el importe del pedido de compra.

La casuística es amplia: cuando no coincide el cargo con la factura, incidencias en entregas, variaciones de precios, diferencias en las características del producto/servicio contratado, fluctuaciones en logística …

2. Los casos de descuadres por desactualización y desinformación de precios

Los acuerdos no regulados, las adendas que se quedan en un email, las actualizaciones de precios que no se comunican, los contratos a largo plazo que varían el precio durante el periodo de vigencia y no consta en el ERP.

Los ejemplos más escandalosos generalmente son los de facturas eléctricas o compras por subasta, donde las variaciones en los precios tienen un alto porcentaje de resultar en sobrecostes que desconocemos que asumimos, penalizando la tesorería.

Validar los datos de las facturas contra un contrato vigente te permite garantizar que realmente los servicios recibidos son acordes a los precios facturados y mantiene siempre actualizada la lista de precios para evitar pagar más de lo debido. De esta manera podemos extraer la información que estipula el acuerdo y verificar que estamos abonando el monto correspondiente a los precios acordados por tales servicios. Al extraer la información contenida en el contrato o documento legalmente válido y hacer lo mismo con la factura, obtendremos una comparativa con la que machear los resultados obtenidos. Si existen desviaciones se registran para darles una correcta resolución tratando con el proveedor. En este sentido, podemos incluso ponderar la tolerancia permisible a ciertas desviaciones de la factura y solo hacer saltar banderas rojas si se cruza cierto umbral de tolerancia.

Con un poco de ingenio, la revisión de facturas contra contrato en el proceso de gestión y control de cargos, además de los cobros injustificados que no se correspondan a los procedimientos estipulados, podemos obtener ciertas ventajas operativas y de información sobre procedimientos especiales que no cuenten con autorización en el contrato y que se pretendan cobrar, o con cobros excesivos de procedimientos realizados. Al controlar este tipo de anomalías en los flujos de validación, se podrá solicitar aclaración al proveedor del servicio antes de la aprobación de pago.

La validación de precios de facturas contra contrato se consigue a través de múltiples tecnologías de la gestión documental. Desde el uso de OCR para localizar y extraer la información que deberemos cotejar hasta flujos de trabajo que se vinculen directamente con el ERP obteniendo un proceso global de punto a punto que se inicia con el reconocimiento de los términos del contrato, para pasar al cotejo de la factura, categorización de los cargos, validación de sus campos, redireccionamiento a los validadores y finalmente contabilizando la factura en tu ERP.

Estos procesos documentales nos permitirán obtener una trazabilidad total de las facturas, vengan por donde vengan, realizar fácilmente la conciliación bancaria, ofrecer reglas y flujos de validación y verificación y, en definitiva, agilizar tiempos de gestión y productividad que incidirán directamente en menores costes imputados a este tipo de procesos.

Aunque para todos es tedioso, se puede hacer revisión y cotejo de datos para la toma de decisiones eliminando cuellos de botella y favoreciendo el coste/beneficio, tan solo levantando la mano por soporte. Ingenioso, ¿verdad? Te lo garantizamos desde Normadat.