El valor estratégico de una consultoría en la transformación digital de las finanzas empresariales
Las empresas persiguen la rentabilidad simplificando y agilizando sus procesos empresariales. También en el ámbito financiero. La automatización de procesos financieros es utilizada para completar tareas repetitivas sin ninguna, o con la mínima, intervención humana.
Las principales tareas candidatas a este tipo de automatizaciones son aquellas que consumen mucho tiempo pero que no aportan un valor intrínseco a la empresa. Por eso ofrecen un Retorno de la Inversión (ROI) casi inmediato, puesto que sustituyen a los procesos manuales. La idea es poder utilizar el talento de los recursos humanos presentes en los departamentos financieros para crear valor estratégico, dejando en mano de los robots los procesos que no aportan valor.
¿Cuáles son esos procesos?
Si una de las principales ventajas de la automatización es evitar los errores humanos, tareas como la introducción de datos pueden ser asumidas por las máquinas para ofrecer informes financieros más precisos. Por tanto, áreas relativas a contabilidad, nóminas gestión de las facturas, conciliación bancaria o gestión de riesgos pueden ser automatizadas. Para este artículo hemos seleccionado más de una docena de tareas donde la automatización puede ofrecer ventajas:
- Registro de transacciones (Registro contable y contabilidad)
- Preparación de estados financieros
- Seguimiento de impuestos
- Alertas de notificaciones
- Facturación y gestión de pagos
- Conciliación bancaria
- Análisis de estados financieros y reportes
- Procesamiento de nóminas y gastos de empleados
- Gestión de impuestos y cumplimiento de normativas fiscales
- Gestión de riesgos financieros y de inversiones
- Análisis de crédito y gestión de cobros
- Administración de presupuestos y gestión de flujo de caja
- Control de gastos y gestión de compras.
Para cada una de estas áreas podríamos seleccionar varias herramientas especializadas que realizan tareas específicas.
Por ejemplo, para conseguir la automatización en programas de contabilidad y facturación el objetivo es que la herramienta extraiga los datos de la factura y realice el asiento contable en el ERP. Desde hace 50 años podemos aprovechar el intercambio de facturas en el sistema EDI para transferir documentos electrónicos o datos de negocios de un entorno a otro, aunque ningún consultor recomendará su uso exclusivo.
Se dan aun muchas casuísticas que hacen necesarias otras herramientas como la imposición de los portales tipo FACe o SII para la Administración o incluir al pequeño comercio que sigue utilizando soluciones basadas en el papel, o pedidos y facturas que emiten en email con un PDF adjunto.
Las herramientas para la gestión financiera pueden ser automatizadas en parte para ofrecer un estado inicial de los flujos de efectivo, balance de situación, cuenta de pérdidas o ganancias, apalancamiento financiero y otros indicadores que, luego deberán ser revisados por un experto, pero que, ya de inicio, ofrecen una situación de partida bastante aproximada de los datos que queremos consultar.
Lo importante en esta clase de herramientas es afinar una parametrización concienzuda al inicio que haga que la ingesta de datos sea efectiva. Para ello, disponer de una única fuente de datos que se conecte con otras fuentes y unifique toda la información en un entorno único puede ser una buena salida.
Aun así, se hace necesaria la intervención de un equipo de profesionales capacitados que establezcan procesos claros y efectivos tanto para la ingesta de datos, su integración y la configuración inicial del software.
Por todo ello, la consultoría previa se antoja fundamental antes de realizar cambios profundos y significativos en los procesos financieros de una empresa. La revisión detallada de sistemas y procesos ofrecerá la identificación de las limitaciones de los sistemas actuales y la garantía del éxito en los cambios propuestos.
Con esto no querríamos incurrir en un optimismo desmedido. Sabemos que el camino de la transformación hacía la automatización de procesos puede ser arduo. Debemos ser conscientes que todo cambio acarrea un impacto en la organización. Los tiempos de aprendizaje del usuario en primera instancia y el cambio institucional en una esfera más global, pueden ser hándicaps difíciles de afrontar. De ahí la importancia de una consultoría previa que analice y evalúe sistemas y procesos antes de realizar cambios significativos. Con esta evaluación, proporcionada por un consultor experto, se estará en disposición de seleccionar una batería de herramientas específicas para afrontar la automatización y su aprendizaje, ofreciendo además una guía de actuación para relacionar la integración con otros sistemas.
Y es que la tecnología en el mundo de las finanzas tiende hacia una integración cada vez mayor con otras herramientas, donde la interoperabilidad de procesos gana un mayor protagonismo ofreciendo mayores capas de personalización.
Se adapta cada vez más a casos concretos gracias al uso de la IA y del aprendizaje automático, lo que, a su vez, permite una mayor automatización e integración de procesos que, por ende, facilita una toma de decisiones más rápida y precisa.
Entendiendo el valor de la consultoría para la transformación digital de procesos financieros, comprenderemos la importancia de un estudio previo que asegure una implementación exitosa de las automatizaciones que vayamos a realizar. No sólo recomendará los procesos sobre los que actuar o las herramientas para acometerlos si no que ayudará a identificar problemas y limitaciones en los sistemas existentes y, sobre ellos, podrá cimentar en última instancia un cambio organizacional y cultural dentro de la empresa, integrando cada vez un mayor número de procesos y sistemas.
