Por Nicolas Gudin, director Europa del Sur de Basware
Robotización de procesos (RPA), inteligencia artificial, machine learning… las cuentas a pagar tampoco se salvan de la tendencia general a una automatización cada vez mayor de los procesos, incluso los más complejos. ¿Qué ventajas operativas y estratégicas podemos esperar, concretamente?
Mejorar la productividad y reducir los plazos de procesamiento
Detrás del efecto publicitario, estas tecnologías esconden verdaderas oportunidades para que los departamentos de contabilidad mejoren su productividad y reduzcan tanto las tareas sin verdadero valor añadido como los plazos de pago. El machine learning, por ejemplo, permite automatizar la identificación de facturas sin orden de compra. El algoritmo va aprendiendo y enriqueciéndose a medida que se van acumulando datos y correcciones efectuadas por el servicio contable, mejorando así la precisión y coherencia de la identificación y la asignación. Gracias a las tecnologías de inteligencia artificial, también se puede automatizar la detección de las facturas repetitivas sin orden de compra y planificar su pago automatizado sin que tengan que pasar por el control de los interventores. También dan respuesta a los problemas de conciliación compleja de factura-pedido-albarán a partir de los datos del membrete o de líneas de facturación, haciendo ganar un tiempo precioso a los servicios de contabilidad. Por último, estas tecnologías incrementan el rendimiento de las herramientas de reconocimiento óptico (OCR) de las facturas impresas.
Disponer de analíticas avanzadas y predictivas
Además de las ventajas operativas, estas innovaciones también proporcionan beneficios a un nivel más estratégico, empezando por un incremento de la calidad de los datos y una mejor visibilidad de los gastos. Las soluciones de analítica predictiva y machine learning pueden utilizarse, por ejemplo, para prever las necesidades de flujo de caja y las excepciones (riesgo de fraude, litigios potenciales, etc.), ayudando así a los responsables a tomar decisiones de forma proactiva.
Por otro lado, la creciente adopción de soluciones en la nube abre nuevas perspectivas: los datos anonimizados disponibles en las empresas permiten realizar estadísticas pertinentes y proponer a los decisores estudios comparativos (plazo medio de procesamiento de una factura, cantidad media de facturas procesadas por los contables, porcentaje de conciliación automática, porcentaje de facturas litigiosas, etc.). Estos indicadores ayudan a evaluar la eficacia de los servicios contables de cada empresa, comparados con los de otras organizaciones.
Asesoramiento de la evolución
Sin embargo, la automatización cada vez mayor de los procesos genera nuevas prácticas profesionales estructurantes, favoreciendo la evolución de las profesiones que conforman la función financiera. Para poder sacar el mejor partido de ellas y acelerar su adopción por parte de todos los usuarios implicados, un apoyo a la evolución es esencial. Además de los necesarios consejos y cursillos formativos de los proveedores de software sobre la mejor forma de explotar las nuevas funcionalidades que se han añadido a sus herramientas, es indispensable la adhesión del personal del departamento de cuentas a pagar para conseguir una adopción eficaz y duradera de dichas herramientas. Para las empresas esto implica, además, hacer evolucionar las competencias del personal de contabilidad o contratar a personal con perfiles distintos, especialmente con apetito por las herramientas digitales.
Por muy prometedoras que sean estas tecnologías a la hora de aportar valor añadido a los servicios encargados de las cuentas a pagar, las empresas no deben olvidar que disponen de otros medios de avance como, por ejemplo, ajustar sus reglas de gestión, especialmente los umbrales de tolerancia, y mejor aprovechar las funciones menos recientes de las soluciones de software ya implementadas.