Las herramientas digitales clave para una pyme en época de crisis

A un coste asumible, existen en el mercado un amplio abanico de herramientas digitales a disposición de las empresas que ofrecen un servicio fundamental para mejorar su productividad y, con ello, brindarles una ventaja competitiva en cualquier contexto de mercado. En el caso de la gestión de la tesorería, hay ejemplos como el de Cesnet Integral, que juegan un papel clave para monitorizar a los clientes, gestionar todas las pólizas o poder evaluar los riegos de impago y de cobro de manera unificada.

Hoy en día, existen pocas dudas sobre la ventaja competitiva que supone para cualquier empresa disponer del apoyo de la tecnología para incrementar su productividad y operar mejor en su mercado de referencia. Las herramientas digitales ofrecen en este sentido un soporte fundamental para cubrir con éxito las necesidades de todas las áreas y ámbitos de una organización y, combinadas con el talento humano, contribuyen a conformar un cóctel de éxito para afrontar en las mejores condiciones posibles cualquier coyuntura, incluso una crisis económica. En el caso de las pymes, la menor disponibilidad de recursos puede suplirse mediante soluciones tecnológicas que, en la mayoría de las ocasiones, a un precio muy asumible, ofrecen un abanico de servicios de gran valor para la operativa del negocio.

CESCE

Qué ofrecen las herramientas digitales

Las herramientas digitales permiten a una empresa poder adaptarse con rapidez y flexibilidad a cualquier cambio en los hábitos de sus consumidores de referencia o a las variaciones en su sector propias, por ejemplo, de un momento de incertidumbre. Planificar una estrategia basada en su inversión y actualización constantes favorece un incremento de la eficiencia en las actividades de cualquier entidad, permite reducir costes y posibilita una mayor interconexión entre departamentos y profesionales de la compañía. Al final, esto se traduce en que el capital humano dispone de mayor tiempo para concentrarse en el negocio propiamente dicho, eliminando el tiempo que antes le requerían otras actividades administrativas o mecánicas que, en general, aportaban poco valor añadido real a la empresa.

La principal traba para una pyme a la hora de invertir en las herramientas digitales suele ser la falta de músculo económico, pero con un adecuado análisis a largo plazo de los beneficios que se derivan de la transformación digital, sus gestores entenderán la necesidad de apostar por ellas. En este sentido, evaluar ratios como el del retorno de la inversión (ROI) que aportarán a medio y a largo plazo contribuye a ayudar a disipar las dudas sobre el ‘esfuerzo’ financiero de invertir en ellas con la mayor anticipación posible.

Las principales alternativas

Estas son algunas de las áreas más relevantes que, en la actualidad, pueden ser cubiertas con gran eficacia por las herramientas digitales:

Gestión de pagos. La liquidez es una cuestión nuclear para cualquier pyme, hasta el punto de que gran parte de su supervivencia depende de contar con una buena salud financiera gracias a una gestión eficaz del capital circulante. Por ello, existen herramientas comoCesnet Integral, una plataforma global que permite administrar la información clave para la gestión de las pólizas y de todos los clientes de una entidad, estén asegurados por Cesce o no, así como los datos sobre cliente potenciales. Por ejemplo, entre sus utilidades está el que concreta el nivel de riesgo de impago o que posibilita establecer un sistema de alertas. Y, por si fuera poco, además es gratuita.
Trabajos en equipo. El trabajo colaborativo es esencial entre las pymes y, por ello, herramientas comoSlack son cada día más esenciales. Entre sus usos cabe destacar su sistema de organización por canales, sus funciones de mensajería, llamadas de voz y vídeo o la posibilidad de poder colaborar con equipos de otras empresas, proveedores o clientes a través del servicio Slack Connect.
Desarrollo de proyectos. En la actualidad, existen herramientas como Notion, que además de crear listas de tareas, permiten la gestión de los tiempos de cada proyecto, incluyendo la utilización de hojas de cálculo, procesadores de texto o bases de datos a través de plantillas. Además, se puede utilizar por todos los dispositivos que se habiliten en la empresa, pudiendo crear perfiles que tengan una parte profesional y otra exclusiva para cuestiones personales.
Organización interna de los equipos. Desde planificar las vacaciones a repartir tareas o proponer reuniones de la plantilla. Así de amplio es el portfolio de utilidades de Trello, diseñada para la gestión global de todas las actividades de un departamento, pudiéndose compartir notas, chats, comentarios, archivos,… Una de sus virtudes es, además, que permite su integración con otras apps corporativas y que está disponible para todas las plataformas y equipos.
Administración de la plantilla. A un coste muy asumible, cualquier pyme puede contratar herramientas como Bizneo, que permite gestionar la intranet de una empresa, pudiendo cada empleo realizar cualquier solicitud que desee, como presentar un justificante médico, modificar sus vacaciones o solicitar un gasto corporativo. En sus últimas versiones incorpora un reconocimiento biométrico, de manera que es prácticamente imposible de hackear por un tercero.

Autor: ASSET Actualidad

A menudo las empresas y los equipos de trabajo, independientemente de su tamaño, pecan de sobrecargar la agenda con reuniones que, en la mayoría de las ocasiones, terminan sin haber resuelto las cuestiones para las que se habían convocado. Al finalizar muchas de ellas, convocantes y convocados se van con una sensación no muy positiva: la de haber perdido el tiempo.

Para evitarlo, es fundamental que tanto los convocantes como los participantes sigan una serie de reglas o claves para conseguir salir de la reunión habiendo avanzado, en mayor o menor medida, en los objetivos y proyectos que la habían motivado. Es decir, habiendo logrado una reunión útil, efectiva, rápida y productiva.

Antes de la reunión:

Lo primero que se debe tener claro es si es necesario convocar la reunión o no, o si puede resolverse mediante otros canales (conversaciones one to one, email, llamada, plataformas de trabajo, etc.).
Si es un tema que requiere de una reunión, hay que determinar quién debe estar y quién no. Invitar a más personas no significa llegar mejor a todos los departamentos o implicados, sino, al contrario, puede diluir mensajes, cruzar y confundir ideas, y no tener claro quién debe encargarse de cada cometido. Tanto en empresas pequeñas como aquellas de mayor tamaño, deberían asistir solo quienes tengan una responsabilidad o liderazgo real en los asuntos que se tratan.
Es fundamental tener un orden del día, más o menos formal, que incluya objetivos lo más concretos posibles. De esta forma se limitan las divagaciones y se evita perder el rumbo de la reunión. Lo ideal, además, es circular ese orden del día previamente entre los convocados, para que tengan claro de antemano los temas a tratar y puedan preparar mejor sus intervenciones.
Relacionado con el anterior, es muy útil prever el tiempo máximo dedicado a la reunión y a cada uno de los puntos del orden dl día, dejando al final algo de margen por si fuera necesario. A partir de ahí, el convocante puede establecer una hora de inicio y, más importante, de fin de la reunión. La duración ideal oscila entre los 30 minutos y una hora. Para cumplir con estas previsiones, nunca viene mal recordar a los convocados que deben ser puntuales.

Durante la reunión:

La reunión debe comenzar a la hora prevista y seguir el orden del día elaborado previamente. No se debe esperar a los participantes que no lleguen a tiempo, ni modificar el orden de los temas. La reunión debe reflejar la máxima formalidad.
A medida que se trata cada uno de los puntos del orden del día, debe haber al menos una persona encargada de anotar las aportaciones de utilidad que van sucediéndose. Durante una reunión surgirán muchas ideas y propuestas; las que deben anotarse son aquellas sobre las que la mayoría de asistentes están de acuerdo y tienen un mayor grado de concreción.
Ya sea durante el intercambio de ideas o bien al final de la reunión, es fundamental establecer un responsable para la consecución de cada una de las propuestas aprobadas en la reunión, y los plazos para llevarlas a cabo. Lo importante es que no quede en el aire ni quién debe hacer cada cosa, ni cuándo, de forma que en una siguiente reunión esta persona pueda aportar información sobre el estado de la misión adjudicada.
Nadie debe ser solo un oyente, sino que se debe fomentar la participación. Si alguien no está siendo muy participativo, convendría que quien lidera la reunión formulara preguntas y se asegurara de que todos han aportado su visión. No por mero formalismo o cortesía, sino porque así se consigue una reunión más productiva y con mejor ritmo.
Si bien el intercambio de ideas siempre es positivo, la reunión no puede convertirse en una jaula de grillos. Debe quedar claro quién o quiénes son los encargados de tomar las decisiones finalesy valorar si las ideas propuestas por los participantes se van a llevar a cabo o quedarán en simples aportaciones. Es decir, quién determina lo que es trigo de lo que es paja. Es la única forma de avanzar con efectividad.
Antes de finalizar la reunión, y acotando claramente el tiempo, es conveniente dejar margen para dudas y preguntas.
Finalmente, se repasan las conclusiones, responsables y fechas. Así se eliminan posibles dudas y se reafirma la utilidad de la reunión. Enviar un email a modo de acta a los participantes –incluso a otros miembros de la empresa implicados- puede ser buena idea, preferiblemente en el mismo día.

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